Ik hoor steeds vaker vanuit teams geluiden dat ze voortaan wel online willen vergaderen. Doe dat NIET, gebruik dit moment nu om voor eens en altijd juist af te rekenen met het vergaderen.
Tijdens de corona lockdowns hebben veel teams online vergaderd. Programma’s als Teams, Meet, JoinMe en Zoom bestonden allang maar zijn nu breed bekend bij het publiek. Het mooie hiervan is dat vrijwel iedereen ontdekt heeft dat gestructureerd vergaderen veel oplevert. De grootste waarde bij het online vergaderen is denk ik wel dat je pas praat als je aan de beurt bent. Houd dit vast!
Natuurlijk zijn deze ervaringen winst, maar niet het antwoord. Nederland is een van de landen, of misschien het land van de wereld waar het meest vergaderd wordt en waar het slechtst vergaderd wordt. Dit weten we allang, maar we blijven maar vasthouden. De meeste vergaderingen hanteren dan ook nog eens een agenda als: opening, notulen vorige vergadering, mededelingen, agendapunten, rondvraag. Dit is echt een drama.
Wat ondertussen in de praktijk gebleken is, is dat een overleg met meer dan drie personen echt zinloos is. En ook structurele vergaderingen op vast dag, vaste tijd vullen zichzelf, maar voegen vaak niets toe.
Maak eens ruimte voor een nieuw denken. Stop met vergaderen, overleg nooit met meer dan drie personen. Overleg altijd maar over één onderwerp en alleen maar met personen die hier daadwerkelijk iets van weten en/of iets mee moeten. Overleg nooit langer dan 20 minuten en drink vooral geen koffie of thee tijdens deze overleggen.
Ja dat betekent dat je vaker een overlegje hebt. Maar beter 10 keer een kort effectief overleg, dan 1 keer een vergadering van 2 uur.
Wist je trouwens dat de meeste mensen een vergadering belangrijk vinden omdat ze dan hun collega’s ontmoeten. En dat ontmoeten daar is niets mis mee. DOEN!
Organiseer hier dan ook ontmoetingen voor waarbij collega’s niets moeten. Gewoon lekker met elkaar, bijvoorbeeld een keer in de twee weken. Het enige verplichte aan deze bijeenkomst is dat iedereen er moet zijn. Vergeet het lekkere hapje en drankje niet.
En stop met mailen naar je collega die twee deuren verderop zit. Loop even naar binnen en stel je vraag. Zie je elkaar ook nog even.
Dus: stop met vergaderen, stop met mailen, digiminderen…..Woh, wat wordt het werk weer leuk
